Esta política explica qué datos personales trata OPTIMO TECH S.A.S. a través del sitio web https://optimotech.app y del servicio Óptimo MCP, con qué finalidades, durante cuánto tiempo, con quién se comparten y cómo puede usted ejercer sus derechos. Se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, hoy compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y demás normas colombianas sobre protección de datos personales.
1. Responsable del Tratamiento
El Responsable del Tratamiento de los datos personales es OPTIMO TECH S.A.S., sociedad colombiana identificada con NIT 901.957.428-4, con domicilio en Bello, Antioquia, Colombia.
- Sitio web: https://optimotech.app
- Servicio: Óptimo MCP, disponible en https://mcp.optimotech.co/mcp
- Canal para consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales: [email protected]
- Contacto comercial: [email protected]
2. Ámbito de aplicación
La política cubre dos contextos de tratamiento distintos. El primero es el sitio web comercial optimotech.app, donde se reciben solicitudes de contacto y de demostración, se agendan reuniones y, si usted lo acepta, se mide el uso del sitio y la eficacia de las campañas. El segundo es el servicio Óptimo MCP, un servidor remoto del Model Context Protocol que permite a asistentes de inteligencia artificial, como Claude, consultar y operar las instancias de ServiceNow que el cliente registra y controla.
Respecto de los registros que residen en las instancias de ServiceNow del cliente, Óptimo Tech actúa por cuenta del cliente, que es quien decide qué instancias conecta, con qué credenciales y qué operaciones solicita. En ese ámbito, Óptimo Tech trata los datos como Encargado del Tratamiento, siguiendo las instrucciones del cliente y lo pactado en el contrato.
3. Datos que se recogen
3.1. Sitio web optimotech.app
| Categoría | Datos | Origen |
|---|---|---|
| Formularios de contacto y de demostración | Nombre, correo electrónico corporativo, empresa, cargo, número de instancias de ServiceNow, idioma preferido, mensaje y fuente de campaña (por ejemplo, parámetros UTM). | Usted, al diligenciar el formulario. |
| Agendamiento de demostraciones | Nombre, correo electrónico, fecha y hora elegidas y, en su caso, notas de la reunión. | Usted, al reservar en Microsoft Bookings. |
| Protección contra bots | Señales técnicas del navegador y del dispositivo, dirección IP. | Cloudflare Turnstile, al enviar un formulario. |
| Analítica y medición, solo con su consentimiento | Identificadores de cookies, páginas visitadas, interacciones, tipo de dispositivo y navegador, ubicación aproximada derivada de la IP, conversiones. | Google Analytics 4, Microsoft Clarity, LinkedIn Insight Tag, Google Ads y HubSpot, cargados mediante Google Tag Manager. |
| Analítica agregada sin cookies | Métricas de tráfico agregadas, sin identificadores persistentes. | Cloudflare Web Analytics. |
3.2. Servicio Óptimo MCP
| Categoría | Datos | Origen |
|---|---|---|
| Cuenta del panel | Correo electrónico, hash de la contraseña (bcrypt), rol, fecha de creación y último acceso. | El usuario, al registrarse por invitación. |
| Instancias de ServiceNow | Alias, URL, usuario técnico y credencial (contraseña, token o secreto OAuth). | El usuario, al registrar cada instancia. |
| Autorización OAuth | Clientes registrados dinámicamente, códigos, tokens de acceso y de refresco, alcances, IP de origen. | El flujo de conexión desde el cliente MCP. |
| Auditoría | Nombre de la herramienta, instancia, usuario, fecha, resultado y un resumen de la petición sin credenciales. | Cada ejecución de una herramienta. |
| Memoria de trabajo | Observaciones y preferencias que el usuario o el asistente guardan de forma explícita. | Acciones explícitas del usuario. |
| Caché | Metadatos de tablas y documentación pública de ServiceNow, con caducidad. | Consultas a la instancia y a la documentación pública de ServiceNow. |
| Lista de IP permitidas | Direcciones IP o rangos autorizados a conectarse, con fecha de caducidad. | El usuario o la herramienta correspondiente del servicio. |
El servicio no almacena el contenido de las conversaciones con el asistente. Los registros de ServiceNow que devuelve una herramienta se transmiten al cliente MCP y no se conservan, salvo que el usuario decida guardarlos como observación en su memoria de trabajo.
Óptimo Tech no solicita datos sensibles en el sentido del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Si los registros de una instancia del cliente contienen datos de esa naturaleza, su tratamiento se limita a transmitirlos al cliente MCP cuando el usuario lo solicita.
4. Finalidades del tratamiento
En el sitio web, los datos se usan para:
- Responder solicitudes de contacto, información comercial y demostraciones, y dar seguimiento a la oportunidad comercial.
- Agendar, confirmar y realizar reuniones de demostración.
- Enviar propuestas, cotizaciones y comunicaciones relacionadas con el servicio solicitado.
- Proteger los formularios frente a abusos y tráfico automatizado.
- Con su consentimiento, medir el uso del sitio, mejorar sus contenidos y evaluar la eficacia de las campañas publicitarias.
En el servicio Óptimo MCP, los datos se usan para:
- Autenticar al usuario y a su cliente MCP mediante OAuth 2.1 con PKCE.
- Ejecutar en su nombre las operaciones que solicita sobre sus instancias de ServiceNow.
- Mantener la trazabilidad de las operaciones mediante auditoría y detectar usos indebidos.
- Ofrecer continuidad entre sesiones mediante la memoria de trabajo que el propio usuario decide guardar.
- Prestar soporte, administrar la relación contractual y facturar.
Los datos no se usan para perfilado publicitario ni para entrenar modelos de inteligencia artificial, y no se venden ni se ceden a terceros para fines propios de estos. La medición publicitaria del sitio web se limita a lo descrito en la Política de cookies y solo opera si usted la acepta.
5. Base legal: autorización
El tratamiento se funda en la autorización previa, expresa e informada del Titular. En el sitio web, esa autorización se otorga al enviar un formulario o reservar una reunión tras conocer esta política, y, para las cookies de analítica y de marketing, al aceptarlas en el banner de consentimiento. En el servicio, la autorización se otorga al aceptar la invitación, crear la cuenta y registrar instancias. Además, ciertos tratamientos son necesarios para ejecutar el contrato celebrado con el cliente y cumplir obligaciones legales, como las contables y tributarias.
Óptimo Tech conserva prueba de la autorización otorgada. Usted puede revocarla en cualquier momento, en los términos de la sección 9.
6. Encargados y terceros
Para operar el sitio y el servicio, Óptimo Tech se apoya en los siguientes proveedores, que tratan datos por su cuenta conforme a sus propias condiciones de servicio y medidas de seguridad:
| Proveedor | Uso | Ubicación principal |
|---|---|---|
| HubSpot, Inc. | CRM: registro de solicitudes de contacto y gestión comercial; seguimiento del sitio si usted acepta cookies de marketing. | Estados Unidos |
| Microsoft Corporation | Microsoft Bookings para agendar demostraciones; Microsoft Clarity para analítica de uso, solo con consentimiento. | Estados Unidos |
| Cloudflare, Inc. | Turnstile para protección contra bots, seguridad de red y Web Analytics sin cookies. | Estados Unidos |
| Google LLC | Google Tag Manager, Google Analytics 4 y medición de conversiones de Google Ads, solo con consentimiento. | Estados Unidos |
| LinkedIn Corporation | LinkedIn Insight Tag para medición de campañas, solo con consentimiento. | Estados Unidos |
| Proveedores de infraestructura | Alojamiento y proxy HTTPS del servicio Óptimo MCP. | Según contrato |
Adicionalmente, en el servicio intervienen dos terceros que el propio cliente elige. Las instancias de ServiceNow del cliente reciben únicamente las peticiones que el usuario solicita, autenticadas con la credencial que él registró, y tratan esos datos según el contrato del cliente con ServiceNow. El cliente MCP, por ejemplo Claude, recibe las respuestas de las herramientas, y el tratamiento posterior se rige por la política del proveedor del asistente.
7. Transferencia y transmisión internacional de datos
Los proveedores indicados en la sección anterior están ubicados o procesan datos principalmente en los Estados Unidos de América. En consecuencia, el uso del sitio y del servicio implica la transferencia o transmisión internacional de datos personales a ese país. Óptimo Tech realiza estas operaciones de acuerdo con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamentan, con fundamento en la autorización expresa del Titular y, cuando corresponde, en los contratos de transmisión o las cláusulas de protección de datos ofrecidas por cada proveedor, que lo obligan a aplicar medidas de seguridad y a tratar los datos solo para las finalidades indicadas.
Al aceptar esta política, usted autoriza expresamente dicha transferencia o transmisión internacional.
8. Derechos del Titular
Como Titular de los datos personales, usted tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluidos los parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Óptimo Tech.
Los usuarios del servicio también pueden eliminar instancias y observaciones desde el panel, revocar la autorización del cliente MCP y solicitar la eliminación de su cuenta.
9. Procedimiento para consultas y reclamos
Las solicitudes se dirigen a [email protected], indicando el nombre completo del Titular, el medio para recibir respuesta, la descripción de la petición y, si actúa en nombre de otra persona, el documento que acredite la representación. Óptimo Tech podrá pedir información adicional razonable para verificar la identidad del solicitante.
9.1. Consultas
Las consultas sobre los datos personales del Titular se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de ese término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9.2. Reclamos
Los reclamos para corregir, actualizar o suprimir datos, o para advertir un presunto incumplimiento, se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas; si transcurren dos (2) meses sin que lo haga, se entenderá desistido. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro del término, se informará el motivo de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Mientras el reclamo esté en trámite, se marcará en la base de datos con la leyenda “reclamo en trámite”.
10. Conservación de los datos
Los datos se conservan solo durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables:
- Solicitudes de contacto y demostración: mientras exista una relación comercial o una oportunidad activa y hasta veinticuatro (24) meses después de la última interacción, salvo que usted solicite antes su supresión.
- Datos de cookies de analítica y marketing: según la duración indicada en la Política de cookies y la configuración de cada proveedor.
- Cuenta, instancias y memoria de trabajo: mientras la cuenta esté activa. Las instancias sin uso quedan invalidadas tras treinta (30) días de inactividad y requieren revalidación en el panel.
- Tokens OAuth: caducan según su vida útil y pueden revocarse en cualquier momento.
- Auditoría: se conserva para trazabilidad durante la vigencia del contrato y puede purgarse a petición del titular de la cuenta, salvo que deba mantenerse para atender una reclamación o un requerimiento de autoridad.
- Caché: caduca automáticamente y puede vaciarse desde el panel.
- Información contable y contractual: durante los plazos exigidos por la legislación comercial y tributaria colombiana.
11. Medidas de seguridad
Óptimo Tech aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos frente a adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. En el servicio Óptimo MCP:
- Las credenciales de las instancias se cifran en reposo con Fernet (AES-128-CBC con HMAC), usando una clave maestra que no se guarda en la base de datos. Nunca se muestran en el panel ni en las respuestas de las herramientas.
- Las contraseñas de cuenta se almacenan únicamente como hash bcrypt.
- Todo el tráfico viaja cifrado por HTTPS.
- El endpoint MCP exige autorización OAuth 2.1 con PKCE y, cuando está activada, una lista de direcciones IP permitidas.
- El panel aplica Content Security Policy (CSP), HSTS, X-Frame-Options y protección contra CSRF.
- Cada ejecución de una herramienta queda registrada en la auditoría, sin credenciales.
Ningún sistema es completamente invulnerable. Si se produce un incidente de seguridad que afecte datos personales, Óptimo Tech lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los Titulares afectados en los términos que exige la ley.
12. Menores de edad
El sitio y el servicio están dirigidos a empresas y profesionales. Óptimo Tech no recoge de forma intencional datos de niños, niñas o adolescentes. Si advierte que se han recibido datos de un menor, los suprimirá.
13. Cambios a esta política
Los cambios sustanciales de esta política se publicarán en esta misma página, con la fecha de actualización, y, cuando afecten las finalidades del tratamiento, se comunicarán a los Titulares por los medios habituales antes de su aplicación. Si un cambio requiere una nueva autorización, Óptimo Tech la solicitará.
Esta política rige desde su publicación.
Última actualización: 13 de octubre de 2026.